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Viele kleine Organisationen versenden monatliche oder vierteljährliche Newsletter an ihre Mitglieder und Sponsoren. Meist wird einfach per E-Mail ein PDF-Dokument versendet. Dies hat den entscheidenden Nachteil, dass niemand weiß, ob und von wem der Newsletter tatsächlich gelesen wird und welche Artikel für die Empfänger tatsächlich interessant sind.
Dabei ist es relativ einfach, einen HTML-Newsletter zu versenden, dessen Erfolg leicht kontrolliert werden kann. Dazu gibt es sogenannte Newsletter-Tools, die bei einer geringen Anzahl von Newsletter-Empfängern sogar kostenlos sind. Natürlich wird der Versand des Newsletters anfangs erst einmal aufwendiger, da eine Einarbeitung in die Software erfolgt und die Inhalte anders angelegt werden müssen wie sonst.
Die Vorteile für den Versand des Newsletters mit einem Tool sind vielfältig.
Einige Newsletter-Tools bieten Ihnen kostenlose Design-Vorlagen (sog. Templates) für Ihren Newsletter an. Dadurch wird die Newsletter-Erstellung noch einfacher. Wählen Sie ein passendes Design, laden Sie Ihr Logo hoch und schon steht das Design Ihres Newsletters. Natürlich können Sie auch Ihre eigenen HTML-Templates hochladen.
Durch das Einpflegen der Empfängerliste in die Software (kann meist als Excel-Tabelle hochgeladen werden), kann jeder Newsletter-Empfänger persönlich angesprochen werden. Dadurch steigt natürlich die Akzeptanz Ihres Newsletters und er wird häufiger gelesen.
Die Empfängerverwaltung ist meist recht einfach. Sie können Empfängergruppen erstellen, um Ihre Daten effektiv zu verwalten und zu pflegen. In einer Übersicht bekommen Sie hier die wichtigsten Informationen wie z. B. Qualität, Wachstum, benötigte Ziel-Anmelderate und die durchschnittliche Öffnungs- und Klickrate angezeigt.
Die meisten Newsletter-Tools bieten auch den Versand an verschiedene Empfängerlisten an. So können Sie zwei Versionen Ihrer E-Mail-Kampagne an zwei Teile Ihrer Empfängergruppe versenden, um den besten Betreff oder Inhalt zu ermitteln. Die erfolgreichere Version wird automatisch auf Basis von performancebasierten Daten oder manuell an den Rest der Gruppe versendet.
Bei einigen Newsletter-Tools ist darüber hinaus auch der Austausch mit einer Datenbank, CMS (Content Management System) oder CRM (Customer Relationship Management)-Software möglich. So können Sie z.B. Ihre Empfängerdaten mit denen aus der Datenbank oder CRM- und CMS-Software automatisch synchronisieren lassen.
Beachten Sie beim Versand Ihrer Newsletter, dass Sie keine E-Mail ohne die Einwilligung des Empfängers (Opt-in) versenden dürfen. Haben Sie bislang an Ihre Kunden bzw. Vereinsmitglieder und Sponsoren Newsletter versendet und es kam kein Widerspruch, können Sie den Newsletter auch weiterhin versenden.
Für die Newsletter-Anmeldung auf Ihrer Webseite empfiehlt es sich, das rechtlich sichere Double-Opt-In-Verfahren zu wählen. Dabei bekommt der Nutzer nach Eintragung in das Anmeldeformular auf der Webseite eine E-Mail mit dem Opt-in-Link. Klick er den Link an, wird er in den Verteiler aufgenommen und landet auf einer Dankes-Seite oder erhält eine Willkommens-E-Mail.
Des Weiteren sollten Sie beachten, dass jeder Newsletter durch einen Link die Möglichkeit der Abbestellung enthält.
Beachten Sie, dass die Impressumspflicht auch für Newsletter gilt. Das Impressum muss nicht direkt im Newsletter selbst enthalten sein. Sie können auch einen Link zum Impressum auf Ihrer Webseite angeben.
Auch ein zeitgesteuerter Versand ist mit Hilfe eines Newsletter-Tools möglich. So können Sie den Newsletter z.B. an einem Samstagabend fertigstellen und Ihre Software so einstellen, dass er Montagmorgen um 8 Uhr versendet wird.
Laut GetResponse liegt die beste Zeit, um einen Newsletter zu versenden zwischen 8 und 10 Uhr morgens und zwischen 15 und 16 Uhr am Nachmittag. Pure360 empfiehlt zusätzlich die Zeit nach 19 Uhr. Zu diesen Zeiten ist die Chance am größten, dass Ihr Newsletter auch gelesen wird.
Die Erfolgskontrolle Ihres Newsletters ist ebenfalls denkbar einfach. Die meisten Newsletter-Tools bieten unglaublich viele Möglichkeiten und zeigen Ihnen Statistiken zu fast allem. So können Sie z.B. in die Wachstumsübersicht, die Ihnen Ein- und Austragungen darstellt, Einblick nehmen. Natürlich werden auch Öffnungen und Klicks angezeigt. So können Sie sehen, wer die E-Mail mit dem Newsletter öffnet und welche Artikel tatsächlich angeklickt werden. Mit Hilfe des sogenannten Geo-Tracking können Sie zudem sehen, woher die Leser Ihres Newsletters kommen.
Eine weitere Funktion der Newsletter-Tools ist die Autoresponder-Funktion. Dabei wird z.B. auf die Newsletter-Anmeldung hin eine Serie von E-Mails versendet. Diese Informationen können auch zum Anreiz für die Newsletter-Anmeldung hergenommen werden.
Sie können aber auch zu einem festgelegten Zeitpunkt oder nach vorab definierten Regeln E-Mails automatisch versenden (z. B. Einladungen zu Seminaren, Geburtstagsemais, Erinnerungen nach einer Anmeldung oder nach dem Kauf im Online-Shop).
Die Integration von Social Media ist bei den meisten Tools ebenfalls möglich. So kann Ihr Newsletter z.B. über Facebook kommentiert und geteilt werden.
Auch die sogenannten Bounces können im Newsletter-Tool angezeigt und verwaltet werden. Dabei handelt es sich um die Rückläufer Ihres Newsletters. Dabei wird unterschieden zwischen Soft Bounces, die zurückkommen, da die Empfängermailbox voll ist und Hard Bounces, die zurückkommen, da die E-mail-Adresse nicht mehr existiert.
Bevor Sie Ihren Newsletter versenden, haben Sie bei einigen Newsletter-Tools die Möglichkeit, einen Designtest sowie einen Spamtest durchzuführen. Dabei sehen Sie, wie Ihr Newsletter in den gängigen E-Mail-Programmen dargestellt wird.
Vor dem Versand bietet es sich an, einen Versand-Test durchzuführen. Dabei wird Ihr Newsletter an ausgewählte E-Mail-Adressen, wie z.B. Ihre eigene, versendet.
Auch die Integration eines dynamischen Newsletterarchivs auf Ihrer Webseite ist von Vorteil. Vor allem, wenn sich das Archiv automatisch aktualisiert.
Bitte beachten Sie, dass sich die hier angesprochenen Punkte von Tool zu Tool unterscheiden können. Bei manchen Newsletter-Tools bekommen Sie einen Großteil der Funktionen kostenlos, bei anderen müssen Sie dafür bezahlen.
Newsletter-Tools, die Sie tatsächlich ganz oder auch teilweise kostenlos nutzen können sind z.B. CleverReach, Clever Elements, MailChimp, Rapidmail, Newsletter2Go, Lettr, Flatrate Newsletter, Benchmark, Newstroll
Abgesehen von Newsletter-Tools gibt es natürlich Newsletter-Software, die Sie teilweise kostenlos erhalten oder käuflich erwerben und direkt auf Ihrem Rechner installieren können.
Hilfreiche Links
- Einen guten Überblick über die verschiedenen Newsletter-Tools finden Sie auch bei Emailtooltester
- Auf Youtube finden Sie etliche Videos, die Ihnen erklären, wie mit den diversen Tools Newsletter erstellt werden können: z.B. http://youtu.be/XpJGY89znnQ
- Infos zur Rechtssicherheit von Newslettern finden Sie hier: http://www.e-recht24.de/artikel/ecommerce/6534-newsletter-rechtssicher-erstellen-und-versenden.html
- Opt-in-Beispiele finden Sie hier: http://rechtsanwalt-schwenke.de/birgt-ihr-e-mail-newsletter-ein-abmahnrisiko-schlechte-beispiele-und-gute-beispiele
AGADUGU Marketing&Design, Marketing und Design für kleine Unternehmen, Freiberufler und Vereine
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Oja Newsletter – der wöchentliche Kampf, nette Sammlung an Tools – ich habe leider noch kein wirklich gutes gefunden – mal hier schauen 🙂
Email Test/Tutorials sind schon was praktisches. Cleverreach scheint nicht aufwändig zu sein und eine gratis Trialversion gibts auch…