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Gibt es in Ihrem Unternehmen oder Ihrem Verband einen täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Pressespiegel, also eine Art Zusammenstellung aktueller Presseberichte?
Um einen Pressespiegel zu erstellen gibt es verschiedene Möglichkeiten: Sie können eine Agentur (z.B. eine PR- oder Medienbeobachtungsagentur) damit beauftragen, täglich Zeitungen zu durchsuchen, in denen Ihr Verband bzw. Ihr Unternehmen namentlich genannt wird. In Ihrem Unternehmen können Sie dies auch der internen Presseabteilung überlassen oder Sie machen sich selbst auf die Suche nach Artikeln. Die Artikel werden normalerweise gesammelt und entweder im Intranet der Firma bereitgestellt, per E-mail versandt oder kopiert.
Das Ausschneiden und Einscannen der Artikel kann mittlerweile komplett wegfallen, wenn Sie eine Online-Ausgabe Ihrer Zeitung haben. So können Sie die Artikel direkt als PDF- oder JPG-Dateien abspeichern und weiterverteilen oder ausdrucken. Verschiedene Medienbeobachtungsagenturen bieten Ihren Kunden auch spezielle Software an, mit der Sie selbst nach Presseberichten suchen können.
Bei Pressespiegeln wird unterschieden zwischen dem Papierpressespiegel – dabei liegen alle Artikel ausschließlich auf Papier vor, und dem elektronischen Pressespiegel, der aus einem E-Mail-Verteiler oder dem Bereitstellen der Artikel im Intranet besteht.
Wenn Sie Ihren Pressespiegel durch eine Agentur anfertigen lassen, müssen Sie weiter nichts beachten. Fertigen Sie Ihren Pressespiegel jedoch selbst an, müssen Sie unbedingt an § 49 UrhG denken.
Wie die Verwertungsgesellschaft Wort (VG Wort) auf ihrer Webseite mitteilt, sind „Pressespiegel im Sinne des § 49 UrhG vergütungspflichtig“. Der Anspruch wird in diesem Fall durch die VG Wort geltend gemacht. Das heißt für Sie, dass Sie für jeden Ihrer Artikel in Ihrem Pressespiegel Abgaben an die VG Wort zahlen müssen.
Dabei wird jedoch zwischen elektronischen Pressespiegeln und Papierpressespiegeln unterschieden:
- Bei der Anfertigung elektronischer Pressespiegel (also bei Verbreitung der Artikel über Intranet oder E-Mail) müssen Sie sämtliche Artikel der Presse-Monitor GmbH (PMG) melden auch dort bezahlen. Wenn Sie nach den Tarifen fragen, werden Sie überrascht sein, wieviel Geld Ihr Pressespiegel kostet. Sie zahlen hier pro Artikel umd die 2,50 Euro, wobei Sie jeden Artikel an bis zu 30 Personen weiterleiten dürfen. Die PMG bietet hier verschiedene Tarife an.
- Papierpressespiegel dagegen werden direkt mit der VG Wort abgerechnet. Dazu müssen Sie ein formloses Anschreiben mit Erscheinungsbeginn, Anzahl der Ausgaben pro Jahr und Auflagenhöhe Ihres Pressespiegels, sowie ein Belegexemplar an die VG Wort senden. Die Belege werden dann ausgewertet und die Abgabe berechnet. Bilder werden ebenfalls durch die VG Wort abgerechnet – das geschieht im Auftrag der Verwertungsgesellschaft Bild-Kunst (VG Bild-Kunst).
Wenn Sie sich die Abgaben an die VG Wort nicht leisten können oder wollen, können Sie dies umgehen, indem Sie einen Pressespiegel erstellen, der nicht abgabepflichtig ist. Laut VG Wort liegen Papierpressespiegel erst dann vor, wenn Presseartikel „in einer Auflage von mehr als sieben Stück kopiert oder nachgedruckt werden“. Das heißt für Sie, dass Ihr Pressespiegel nicht abgabepflichtig ist, wenn Sie Ihn für nicht mehr als sieben Personen kopieren. Sie können im Unternehmen natürlich auch ein schwarzes Brett installieren, an das Sie dann den aktuellen Pressespiegel pinnen. So kann jeder die wichtigsten Meldungen des Tages selbst durchlesen – und gleichzeitig sparen Sie auch noch Papier.
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