Angaben auf Ihren Geschäftsbriefen und in Ihrer Email-Signatur

Welche Angaben enthält Ihr Geschäftsbrief bzw. Ihr Briefbogen? Enthalten die Emails die Sie verschicken eine Signatur? Wenn ja, welche Informationen enthält die Signatur? Dieselbe wie im Geschäftsbrief? Hoffentlich!

Wenn Sie Geschäftsführer oder Mitarbeiter einer GmbH (oder gGmbH) oder Kaufmann sind, sollten Sie sich mit diesen drei Gesetzesauszügen befassen: §37a HGB, §35a GmbHG und §80 AktG. Hier geht es um die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen – seit dem 01.01.2007 mit dem Zusatz „gleichviel welcher Form“. Damit sind nun auch Emails als Geschäftsbriefe zu betrachten. Bestellscheine gelten dabei ebenfalls als Geschäftsbriefe.

Angegeben sein sollten: Firma, Bezeichnung/Rechtsform (z.B. GmbH, OHG, KG oder e.K.), Ort der Handelsniederlassung/Sitz der Gesellschaft, Registergericht des Sitzes der Gesellschaft, Handelsregisternummer.

Bei einer GmbH zusätzlich noch alle Geschäftsführer und der Vorsitzende des Aufsichtsrats (wenn ein Aufsichtsrat gebildet wurde) mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Bei einer Aktiengesellschaft müssen zudem alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Vorstands angegeben werden.

Eine Email-Signatur für eine GmbH kann dann zum Beispiel so aussehen:

Vorname Nachname
Funktion
Abteilung

Name der GmbH
Straße Nummer
PLZ Ort
Telefon
Fax
Email-Adresse
Web-Adresse

Geschäftsführer: Vorname Nachname
Sitz der Gesellschaft: Ort
Registergericht
Handelsregisternummer
Vorsitzender des Aufsichtsrates: Vorname Name

Wenn Sie als Gewerbetreibender nicht im Handelsregister eingetragen sind, sind Sie von diesen Gesetzen auch nicht betroffen. Allerdings variieren die Angabepflichten von Branche zu Branche (z.B. bei der Angabe der UmsatzsteuerID). Generell sollten Sie jedoch in Ihren Emails Ihren Vor- und Zunamen angeben, sowie eine Anschrift und bei GbR die Gesellschafter. Prüfen Sie ausserdem §5a UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) um einen Wettbewerbsverstoß zu vermeiden.

Eine sehr detaillierte Aufstellung über die Pflichtangaben in Geschäftsbriefen finden Sie bei der IHK Ulm.

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