Tägliche Neuigkeiten frisch auf den Tisch – Pressespiegel in Unternehmen und Verbänden

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Gibt es in Ihrem Unternehmen oder Ihrem Verband einen täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Pressespiegel, also eine Art Zusammenstellung aktueller Presseberichte?

Um einen Pressespiegel zu erstellen gibt es verschiedene Möglichkeiten: Sie können eine Agentur (z.B. eine PR- oder Medienbeobachtungsagentur) damit beauftragen, täglich Zeitungen zu durchsuchen, in denen Ihr Verband bzw. Ihr Unternehmen namentlich genannt wird. In Ihrem Unternehmen können Sie dies auch der internen Presseabteilung überlassen oder Sie machen sich selbst auf die Suche nach Artikeln. Die Artikel werden normalerweise gesammelt und entweder im Intranet der Firma bereitgestellt, per E-mail versandt oder kopiert.

Das Ausschneiden und Einscannen der Artikel kann mittlerweile komplett wegfallen, wenn Sie eine Online-Ausgabe Ihrer Zeitung haben. So können Sie die Artikel direkt als PDF- oder JPG-Dateien abspeichern und weiterverteilen oder ausdrucken. Verschiedene Medienbeobachtungsagenturen bieten Ihren Kunden auch spezielle Software an, mit der Sie selbst nach Presseberichten suchen können.

Bei Pressespiegeln wird unterschieden zwischen dem Papierpressespiegel – dabei liegen alle Artikel ausschließlich auf Papier vor, und dem elektronischen Pressespiegel, der aus einem E-Mail-Verteiler oder dem Bereitstellen der Artikel im Intranet besteht.

Wenn Sie Ihren Pressespiegel durch eine Agentur anfertigen lassen, müssen Sie weiter nichts beachten. Fertigen Sie Ihren Pressespiegel jedoch selbst an, müssen Sie unbedingt an § 49 UrhG denken.

Wie die Verwertungsgesellschaft Wort (VG Wort) auf ihrer Webseite mitteilt, sind „Pressespiegel im Sinne des § 49 UrhG vergütungspflichtig“. Der Anspruch wird in diesem Fall durch die VG Wort geltend gemacht. Das heißt für Sie, dass Sie für jeden Ihrer Artikel in Ihrem Pressespiegel Abgaben an die VG Wort zahlen müssen.

Dabei wird jedoch zwischen elektronischen Pressespiegeln und Papierpressespiegeln unterschieden:

• Bei der Anfertigung elektronischer Pressespiegel (also bei Verbreitung der Artikel über Intranet oder E-Mail) müssen Sie sämtliche Artikel der Presse-Monitor GmbH (PMG) melden auch dort bezahlen. Wenn Sie nach den Tarifen fragen, werden Sie überrascht sein, wieviel Geld Ihr Pressespiegel kostet. Sie zahlen hier pro Artikel umd die 2,50 Euro, wobei Sie jeden Artikel an bis zu 30 Personen weiterleiten dürfen. Die PMG bietet hier verschiedene Tarife an.
• Papierpressespiegel dagegen werden direkt mit der VG Wort abgerechnet. Dazu müssen Sie ein formloses Anschreiben mit Erscheinungsbeginn, Anzahl der Ausgaben pro Jahr und Auflagenhöhe Ihres Pressespiegels, sowie ein Belegexemplar an die VG Wort senden. Die Belege werden dann ausgewertet und die Abgabe berechnet. Bilder werden ebenfalls durch die VG Wort abgerechnet – das geschieht im Auftrag der Verwertungsgesellschaft Bild-Kunst (VG Bild-Kunst).

Wenn Sie sich die Abgaben an die VG Wort nicht leisten können oder wollen, können Sie dies umgehen, indem Sie einen Pressespiegel erstellen, der nicht abgabepflichtig ist. Laut VG Wort liegen Papierpressespiegel erst dann vor, wenn Presseartikel „in einer Auflage von mehr als sieben Stück kopiert oder nachgedruckt werden“. Das heißt für Sie, dass Ihr Pressespiegel nicht abgabepflichtig ist, wenn Sie Ihn für nicht mehr als sieben Personen kopieren. Sie können im Unternehmen natürlich auch ein schwarzes Brett installieren, an das Sie dann den aktuellen Pressespiegel pinnen. So kann jeder die wichtigsten Meldungen des Tages selbst durchlesen – und gleichzeitig sparen Sie auch noch Papier.

Bloggen leicht gemacht – So erstellen Sie Ihren eigenen Blog

Fangen Sie auf keinen Fall an zu bloggen, weil es cool ist. Bloggen Sie nur, wenn Sie ein bestimmtes Ziel verfolgen. Einen eigenen Blog zu eröffnen empfiehlt sich nur dann, wenn Sie etwas mitzuteilen haben bzw. Ihr Wissen zu einem bestimmten Thema weitergeben möchten. Sie können Ihren Blog auch dazu verwenden, mit Ihren Kunden zu kommunizieren und Kundenbeziehungen zu intensivieren.
Eine Zielgruppe sollte vorhanden sein – also Leute, bei denen Sie sich vorstellen können, dass Sie das lesen würden, was Sie geschrieben haben (wie z.B. Ihre Kunden).

Um loslegen zu können müssen Sie natürlich erstmal wissen, worum es geht. Schauen Sie sich dazu eine zeitlang (über mehrere Monate) verschiedene Blogs an und scheuen Sie sich auch nicht, diese zu kommentieren. Erst dann haben Sie einen Überblick, worum es eigentlich geht und was schon vorhanden ist. Mit über 50 Millionen Blogs die schon im Internet vorhanden sind, wird es allerdings zunehmend schwieriger, einen Blog mit einem relevanten Thema zu erstellen.
Seien Sie sich auch im Klaren darüber, dass Sie regelmäßig neue Artikel erstellen müssen, um Ihre Leser nicht zu langweilen.

Um Blogs zu finden suchen Sie diese über Suchmaschinen und geben Sie als Suchbegriff z.B. “[thema] blog” ein (das Wort Thema ersetzen Sie natürlich mit dem für Sie relevanten Begriff). Wenn Sie die richtigen Blogs gefunden haben, schauen Sie sich die sog. “Blogrolls” an, wo andere für Sie eventuell interessante Blogs aufgelistet sind. Verfassen Sie Kommentare nur, wenn Sie etwas von Bedeutung hinzuzufügen haben.
Um all Ihre Blogs einfach lesen zu können, tragen Sie sich als Abonnenten ein oder abonnieren Sie die Artikel über ein Tool, mit dem Sie alle Blogartikel als Übersicht bekommen, wie z.B. GoogleReader.

Für das Einrichten Ihres Blogs gibt es tolle kostenlose Möglichkeiten, wie z.B. http://de.wordpress.com, www.blogger.com (Googles Blog-Tool), www.blogger.de. Natürlich gibt es noch zahlreiche andere Seiten, wo Sie Ihren Blog eröffnen können. Dies ist nur ein kleine Auswahl davon.
Sie können Ihren Blog natürlich auch über das Content Management System (CMS) Ihrer Webseite erstellen. Das setzt allerdings voraus, dass benötigte Plugins bereits installiert sind.
Die kostenlosen Blogs die oben genannt wurden, haben den entscheidenden Vorteil, dass Sie sich nicht um Dinge wie Suchmaschinenoptimierung kümmern müssen, da dies bereits alles für Sie angelegt ist. Zudem sind meist auch Statistiktools inbregriffen. Damit haben Sie dann einen schnellen Überblick darüber, welche Ihrer Artikel überhaupt gelesen werden.

Wenn Sie sich dann an das Schreiben von Artikeln für Ihren Blog machen, sollten Sie nicht zu sehr mit Fachbegriffen um sich werfen. Schreiben Sie in leicht lesbarer Sprache, je nachdem welches Publikum Sie ansprechen. Achten Sie darauf, die Titel Ihrer Artikel aussagekräftig zu gestalten, damit den Lesern sofort klar wird, worum es geht.
Bleiben Sie beim Bloggen authentisch und vermeiden Sie es, über alles zu berichten – bleiben Sie bei einem bestimmten Thema. Stellen Sie auch Links zu themenrelevanten Seiten zur Verfügung – Blogs leben von der Verlinkung.