Tägliche Neuigkeiten frisch auf den Tisch – Pressespiegel in Unternehmen und Verbänden

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Gibt es in Ihrem Unternehmen oder Ihrem Verband einen täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Pressespiegel, also eine Art Zusammenstellung aktueller Presseberichte?

Um einen Pressespiegel zu erstellen gibt es verschiedene Möglichkeiten: Sie können eine Agentur (z.B. eine PR- oder Medienbeobachtungsagentur) damit beauftragen, täglich Zeitungen zu durchsuchen, in denen Ihr Verband bzw. Ihr Unternehmen namentlich genannt wird. In Ihrem Unternehmen können Sie dies auch der internen Presseabteilung überlassen oder Sie machen sich selbst auf die Suche nach Artikeln. Die Artikel werden normalerweise gesammelt und entweder im Intranet der Firma bereitgestellt, per E-mail versandt oder kopiert.

Das Ausschneiden und Einscannen der Artikel kann mittlerweile komplett wegfallen, wenn Sie eine Online-Ausgabe Ihrer Zeitung haben. So können Sie die Artikel direkt als PDF- oder JPG-Dateien abspeichern und weiterverteilen oder ausdrucken. Verschiedene Medienbeobachtungsagenturen bieten Ihren Kunden auch spezielle Software an, mit der Sie selbst nach Presseberichten suchen können.

Bei Pressespiegeln wird unterschieden zwischen dem Papierpressespiegel – dabei liegen alle Artikel ausschließlich auf Papier vor, und dem elektronischen Pressespiegel, der aus einem E-Mail-Verteiler oder dem Bereitstellen der Artikel im Intranet besteht.

Wenn Sie Ihren Pressespiegel durch eine Agentur anfertigen lassen, müssen Sie weiter nichts beachten. Fertigen Sie Ihren Pressespiegel jedoch selbst an, müssen Sie unbedingt an § 49 UrhG denken.

Wie die Verwertungsgesellschaft Wort (VG Wort) auf ihrer Webseite mitteilt, sind „Pressespiegel im Sinne des § 49 UrhG vergütungspflichtig“. Der Anspruch wird in diesem Fall durch die VG Wort geltend gemacht. Das heißt für Sie, dass Sie für jeden Ihrer Artikel in Ihrem Pressespiegel Abgaben an die VG Wort zahlen müssen.

Dabei wird jedoch zwischen elektronischen Pressespiegeln und Papierpressespiegeln unterschieden:

• Bei der Anfertigung elektronischer Pressespiegel (also bei Verbreitung der Artikel über Intranet oder E-Mail) müssen Sie sämtliche Artikel der Presse-Monitor GmbH (PMG) melden auch dort bezahlen. Wenn Sie nach den Tarifen fragen, werden Sie überrascht sein, wieviel Geld Ihr Pressespiegel kostet. Sie zahlen hier pro Artikel umd die 2,50 Euro, wobei Sie jeden Artikel an bis zu 30 Personen weiterleiten dürfen. Die PMG bietet hier verschiedene Tarife an.
• Papierpressespiegel dagegen werden direkt mit der VG Wort abgerechnet. Dazu müssen Sie ein formloses Anschreiben mit Erscheinungsbeginn, Anzahl der Ausgaben pro Jahr und Auflagenhöhe Ihres Pressespiegels, sowie ein Belegexemplar an die VG Wort senden. Die Belege werden dann ausgewertet und die Abgabe berechnet. Bilder werden ebenfalls durch die VG Wort abgerechnet – das geschieht im Auftrag der Verwertungsgesellschaft Bild-Kunst (VG Bild-Kunst).

Wenn Sie sich die Abgaben an die VG Wort nicht leisten können oder wollen, können Sie dies umgehen, indem Sie einen Pressespiegel erstellen, der nicht abgabepflichtig ist. Laut VG Wort liegen Papierpressespiegel erst dann vor, wenn Presseartikel „in einer Auflage von mehr als sieben Stück kopiert oder nachgedruckt werden“. Das heißt für Sie, dass Ihr Pressespiegel nicht abgabepflichtig ist, wenn Sie Ihn für nicht mehr als sieben Personen kopieren. Sie können im Unternehmen natürlich auch ein schwarzes Brett installieren, an das Sie dann den aktuellen Pressespiegel pinnen. So kann jeder die wichtigsten Meldungen des Tages selbst durchlesen – und gleichzeitig sparen Sie auch noch Papier.

Werbung mit Flyern – Flyer erstellen Schritt für Schritt erklärt

Obwohl die Erstellung von Flyern und Prospekten sehr zeitraubend sein kann, lohnt es sich. Sie haben die Chance, Ihre Firma/Ihren Verein vorzustellen. Und das nicht nur mit Worten, sondern auch mit Bildern.
Zudem können Flyer und Prospekte überall gelesen werden und das über einen längeren Zeitraum hinweg. Erklärungsbedürftige Produkte oder Dienstleistungen lassen sich in einem Flyer oder Prospekt sehr gut darstellen.

1. Budget
Bevor Sie richtig loslegen, sollten Sie Ihr Budget festlegen. Je nachdem ob Sie selbst anfangen zu gestalten oder einen Experten dafür beauftragen müssen Sie mehr oder weniger veranschlagen.

2. Designer beauftragen oder selber machen?
Wenn Sie sich überlegen, die Gestaltung Ihres Flyer selbst in die Hand zu nehmen, rechnen Sie zuerst einmal nach, ob sich das auch lohnt. Rechnen Sie sich aus, wie lange Sie brauchen werden, um die Software und sämtliche Gestaltungsfeinheiten zu erlernen und auch wie lange Sie brauchen werden um den Flyer komplett Umzusetzen bis Sie eine druckfertige Datei haben. Multiplizieren Sie diese Zahl mit Ihrem Stundenlohn und schlagen Sie dann nochmal das Doppelte drauf – als Schmerzensgeld für den Ärger den Sie haben werden, wenn Sie den Flyer selbst erstellen und nichts so funktioniert wie Sie sich das vorgestellt haben.
Dann überlegen Sie sich, ob es Ihnen diese Summe wert ist oder ob Sie nicht doch lieber einen Experten damit beauftragen wollen.
Ihren Grafiker bzw. Ihre Agentur sollten Sie mit ausreichend Informationen versorgen. Je mehr Informationen Sie an Ihren Designer weitergeben, desto schneller und einfacher kann dieser arbeiten.

3. Zweck
Überlegen Sie, für welchen Zweck Sie den Flyer brauchen. Wollen Sie Imagewerbung betreiben, also Ihr Unternehmen kurz vorstellen? Wollen Sie Mitgliederwerbung für Ihren Verein betreiben? Wollen Sie Spenden für Ihre Organisation eintreiben?
Benötigen Sie knappe Informationen für Ihren Messestand oder einen umfangreichen Prospekt mit Preisen?

4. Art des Flyers/Prospekts
Je nach Umfang des Inhalts bzw der Informationen die Sie weitergeben wollen, müssen Sie sich für einen Flyer oder einen Prospekt entscheiden.
- Flyer: Ein Flyer hat mind. eine Seite und besteht aus einem Stück Papier, das gefaltet wird.
- Prospekt: Der Prospekt ist etwas umfangreicher und besteht aus mehreren, meist gehefteten Seiten.

5. Zielgruppe
Wer bekommt Ihren Flyer? Sprechen Sie mit dem Flyer eher Jugendliche an oder doch Erwachsene? Je nach dem wen Sie ansprechen wirkt sich das natürlich auf die Gestaltung des Flyers aus.

6. Auflage
Wieviele Ihrer Flyer wollen Sie unter die Leute bringen? Der Druck wird pro Flyer billiger, wenn Sie mehr davon drucken lassen. Aber benötigen Sie wirklich 10.000 Stück? Vielleicht reichen ja schon 5.000 oder 1.000 Stück? Kistenweise Flyer drucken zu lassen macht keinen Sinn, wenn Sie es nicht schaffen diese zeitnah zu  verteilen. Einen veralteten Flyer liest keiner gern. Es ist jederzeit möglich, Flyer nachdrucken zu lassen.

7. Distribution
Wo soll Ihr Flyer verteilt werden? Wo legen Sie ihn aus?
Je nachdem wo Sie Ihren Flyer auslegen, sollte er anders gestaltet sein, damit er hervorsticht und angeschaut wird.
Werden Sie Ihn per Post verschicken?
Wenn Sie Ihn hauptsächlich per Post verschicken wollen, sollten Sie überlegen, was Sie sonst noch alles beilegen wollen. Gestalten Sie Ihren Flyer nicht zu umfangreich oder auf zu dickem Papier, da der Brief mit Anschreiben sonst schwerer wird als 50g, was sich dann auf die Portokosten auswirkt.

8. Inhalt
Der Inhalt Ihres Flyers oder Prospekts orientiert sich vor allem am ZWeck des Flyers, sowie der Zielgruppe und der Distribution. Formulieren Sie kurz, präzise und klar. Überlegen Sie sich eine sinnvolle und klare Gliederung für Ihren gesamten Text. Die Zielgruppe sollte verstehen, worum es geht!
Der gesamte Text sollte so gegliedert sein, dass schon beim überfliegen klar wird, worum es eigentlich geht. Spicken Sie Ihren Text mit hervorgehobenen Schlüsselwörtern, die sofort ins Auge springen.

9. Bilder und Bildunterschriften
Sie denken sich vielleicht, Bildunterschriften seien unwichtig. Das Gegenteil ist allerdings der Fall. Bildunterschriften werden meist vor dem eigentlichen Fließtext gelesen.
Beschreiben Sie nicht das Bild, sondern setzen Sie wichtige Leistungsdaten in die Bildunterschriften.
Wie Sie an kostengünstige Fotos herankommen, wenn Sie keine eigenen haben, erfahren Sie hier: >Kostengünstige Fotos für Ihre Werbemittel<

10. Auswahl eines Grafikers bzw. einer Agentur
Agenturen finden Sie über die Gelben Seiten. Freiberufliche Grafiker, die in der Regel um einiges günstiger arbeiten als Agenturen, sind schon etwas schwieriger zu finden. Hören Sie sich in Ihrem Bekanntenkreis um, fragen Sie, mit welchen Grafikern andere Geschäftsleute oder Vereinsvorstände schon gearbeitet haben. Fragen Sie bei verschiedenen Grafikern an und setzen sich evtl. mit Ihnen zusammen, um herauszufinden, ob eine Zusammenarbeit generell möglich ist.

11. Auswahl einer Druckerei
Wenn Sie mit einem Grafiker zusammenarbeiten, hilft Ihnen dieser Sicherlich gerne bei der Auswahl einer Druckerei. Ansonsten können Sie natürlich selbst bei verschiedenen Druckereien anfragen und Angebote einholen.

12. Druck und druckfertige Datei
Wenn Sie Ihren Flyer unbedingt selbst erstellen wollen, sollten Sie zuerst bei der Druckerei die den Flyer dann druckt nachfragen, welches Dateiformat dort weiterverarbeitet werden kann. Erstellen Sie Ihren Flyer z.B. mit Microsoft Publisher und die Druckerei hat dieses Programm nicht, wird es unmöglich den Flyer zu drucken.
Die meisten Druckereien benötigen eine PDF-Datei mit Ihren Daten. Dabei sollten Schriften und Grafiken eingebettet sein – das kann beim Erstellen einer PDF-Datei eingestellt werden.
Bilder sollten ausserdem in CMYK umgewandelt werden. Die meisten Digitalkameras erstellen Fotos für die Bildschirmansicht, d.h. diese Fotos liegen nur in RGB vor. Wenn Sie diese nicht umwandeln können, geben Sie sie als Datei weiter an die Druckerei. Achten Sie auch bei den Fotos darauf, dass diese mind. 300 dpi Auflösung haben. Ansonsten werden Sie leicht verschwommen/unscharf oder pixelig gedruckt.
Ziehen Sie Fotos oder Grafiken, die Sie in Word, Publisher oder einem anderen Programm einfügen auf keinen Fall einfach größer! Die Fotos werden meist in der Höchstgröße eingefügt und werden verschwommen oder pixelig, wenn Sie sie einfach größer machen.