Angaben auf Ihren Geschäftsbriefen und in Ihrer Email-Signatur

Welche Angaben enthält Ihr Geschäftsbrief bzw. Ihr Briefbogen? Enthalten die Emails die Sie verschicken eine Signatur? Wenn ja, welche Informationen enthält die Signatur? Dieselbe wie im Geschäftsbrief? Hoffentlich!

Wenn Sie Geschäftsführer oder Mitarbeiter einer GmbH (oder gGmbH) oder Kaufmann sind, sollten Sie sich mit diesen drei Gesetzesauszügen befassen: §37a HGB, §35a GmbHG und §80 AktG. Hier geht es um die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen – seit dem 01.01.2007 mit dem Zusatz “gleichviel welcher Form”. Damit sind nun auch Emails als Geschäftsbriefe zu betrachten. Bestellscheine gelten dabei ebenfalls als Geschäftsbriefe.

Angegeben sein sollten: Firma, Bezeichnung/Rechtsform (z.B. GmbH, OHG, KG oder e.K.), Ort der Handelsniederlassung/Sitz der Gesellschaft, Registergericht des Sitzes der Gesellschaft, Handelsregisternummer.

Bei einer GmbH zusätzlich noch alle Geschäftsführer und der Vorsitzende des Aufsichtsrats (wenn ein Aufsichtsrat gebildet wurde) mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Bei einer Aktiengesellschaft müssen zudem alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Vorstands angegeben werden.

Eine Email-Signatur für eine GmbH kann dann zum Beispiel so aussehen:

Vorname Nachname
Funktion
Abteilung

Name der GmbH
Straße Nummer
PLZ Ort
Telefon
Fax
Email-Adresse
Web-Adresse

Geschäftsführer: Vorname Nachname
Sitz der Gesellschaft: Ort
Registergericht
Handelsregisternummer
Vorsitzender des Aufsichtsrates: Vorname Name

Wenn Sie als Gewerbetreibender nicht im Handelsregister eingetragen sind, sind Sie von diesen Gesetzen auch nicht betroffen. Allerdings variieren die Angabepflichten von Branche zu Branche (z.B. bei der Angabe der UmsatzsteuerID). Generell sollten Sie jedoch in Ihren Emails Ihren Vor- und Zunamen angeben, sowie eine Anschrift und bei GbR die Gesellschafter. Prüfen Sie ausserdem §5a UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) um einen Wettbewerbsverstoß zu vermeiden.

Eine sehr detaillierte Aufstellung über die Pflichtangaben in Geschäftsbriefen finden Sie bei der IHK Ulm.

Abmahnungen

Als kleines Unternehmen, Freiberufler oder Verein müssen Sie besonders vorsichtig sein, was die Inhalte Ihrer Webseite anbelangt. Sie sollten genau wissen, was Sie in welcher Form auf Ihre Webseite stellen dürfen.

Es kann schnell zu Abmahnungen kommen: wenn Sie z.B. einen Fehler in Ihrem Impressum haben; keine Datenschutzerkärung haben, wenn Sie Daten (z.B. Namen und Adressen) der Besucher Ihrer Webseite speichern;  wenn Sie gegen das Urheberrecht verstoßen, indem Sie fremdes Eigentum (z.B. Fotos, Musik, Texte, …) auf Ihrer Webseite verwenden;  wenn Sie Waren verkaufen (z.B. auf Ebay) und das Widerrufs- und Rückgaberecht vergessen; wenn Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) fehlerhaft sind. Natürlich gibt es noch zahlreiche Gründe mehr für Abmahnungen.

Wenn Sie eine Abmahnung erhalten, aus welchem Grund auch immer, wenden Sie sich am besten an einen Rechtsanwalt. Seien Sie vorsichtig, wenn es darum geht, Unterlassungserklärungen zu unterschreiben. Gehen Sie lieber auf Nummer sicher und holen Sie sich Hilfe von einem Anwalt, der sich mit Internetrecht auskennt.

Mittlerweile werden Abmahnungen nicht nur per Post versandt, sondern auch per Email. Wie das LG Hamburg in einem Urteil am 07.07.2009 (Az.: 312 O 142/09) entschied, ist eine Abmahnung per Email rechtens – auch, wenn der Empfänger diese nie bekommen hat, da sie z.B. herausgefiltert wurde.

Das Impressum Ihrer Webseite

Sollte es sich bei Ihrer Webseite um eine Firmenwebseite (auch Blog oder Online-Shop) handeln, ist ein Impressum Pflicht. Dabei besteht die Kennzeichnungspflicht nur, wenn Sie Ihre Webseite geschäftsmäßig betreiben.

Wenn Sie eine Webseite zu ausschließlich privaten oder familiären Zwecken im Netz haben, benötigen Sie kein Impressum. Dabei darf die Webseite keine Auswirkungen auf den Markt haben.
Sollten Sie sich unsicher darüber sein, ob Sie ein Impressum benötigen oder nicht, gehen Sie auf Nummer sicher und stellen eines bereit.
Wenn Sie kein oder ein fehlerhaftes Impressum haben, handeln Sie ordnungswidrig und können mit einem Bußgeld belangt werden. Zudem gehen Sie das Risiko einer Abmahnung ein, was sehr teuer werden kann.

Im Telemediengesetz (TMG), v.a. §5, wird die Anbieter-kennzeichnungspflicht, also die Impressumspflicht, geregelt.

Welche Angaben Ihr Impressum unbedingt enthalten sollte

Je nachdem ob es sich beim Anbieter der Webseite um eine natürliche oder eine juristische Person handelt, müssen Sie verschiedene Angaben in Ihrem Impressum machen:

• Für natürliche Personen sind folgende Angaben Pflicht: Familienname, Vorname, vollständige (ladungsfähige) Postanschrift, Kontaktinformationen (E-mail-Adresse, Telefonnummer).
• Folgende Angaben sind für juristische Personen Pflicht: Firmenname, Vertretungsberechtigter, Kontaktinformationen (E-mail-Adresse, Telefonnummer).
• Wenn Ihr Dienst in den Rahmen einer Tätigkeit, die der behördlichen Zulassung bedarf fällt, müssen Sie die zuständige Aufsichtsbehörde ebenfalls angeben.
• Wenn Sie in ein Handels-, Vereins-, Partnerschafts- oder Genossenschaftsregister eingetragen sind, müssen Sie das Register, sowie die Registernummer ebenfalls angeben.
• Wenn Sie einen reglementierten Beruf ausüben, müssen Sie Kammer, der der Diensteanbieter angehört, die gesetzliche Berufsbezeichnung, sowie den Staat, in dem die Berufsbezeichnung verliehen worden ist zusätzlich mit angeben. Zudem die Bezeichnung der berufsrechtlichen Regelungen und den Zugangs zu den berufsrechtlichen Regelungen.
• Wenn Sie eine Umsatzsteueridentifikationsnummer oder eine Wirtschafts-Identifikationsnummer haben, muss diese ebenfalls angegeben werden.
• Wenn es sich bei Ihnen um eine Kapitalgesellschaft (AG, KGaA oder GmbH) handelt, die sich in der Abwicklung oder befindet, müssen Sie dies angeben.

Das Impressum muss leicht als solches erkennbar sein und die Besucher Ihrer Webseite sollten von überall her darauf Zugriff haben.

Wenn Sie einen Online-Shop betreiben

Wenn Sie einen Shop betreiben, müssen zusätzlich zum Impressum die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) auf Ihrer Webseite verfügbar sein. Die AGB/Vertragsbedingungen müssen von der Startseite aus und während des Bestellvorgangs erreichbar sein. Zudem müssen sich diese Seiten speichern und ausdrucken lassen. Desweiteren muss Ihr Online-Shop eindeutige Preisauszeichnungen beinhalten. Dabei müssen Sie die Preisangabenverordnung beachten, die vorschreibt, dass die Preise Endpreise sein müssen, also die Umsatzsteuer und sonstige Bestandteile bereits enthalten müssen. Die Höhe der Liefer- und Versandkosten muss ebenfalls angegeben werden.

Für Ihren Online-Shop gilt das Fernabsatzgesetz. Ihre Kunden haben ein Rückgabe- und Widerrufsrecht. Dabei haben Ihre Endkunden das Recht, die bei Ihnen gekaufte Ware innerhalb von zwei Wochen ohne Angabe von Gründen, zurückzugeben. Vergessen Sie nicht, Ihre Kunden über das Rückgabe- und Widerrufsrecht zu informieren.

Mehr Informationen zum Thema Impressum finden Sie auf der Webseite des Bundesministerium der Justiz

http://www.bmj.bund.de/enid/Ratgeber/Leitfaden_zur_Impressumspflicht_1hk.html.

Dort können Sie ein Merkblatt zum Impressum als PDF herunterladen:

http://www.bmj.bund.de/files/-/3283/leitfaden_impressum_anbieterkennzeichnungspflicht_barrierefrei_090218.pdf.

Buchtipp und Review – PC konkret: Homepage, Blog & Wiki von Stiftung Warentest

Schieb, Jörg und Miller, Mirko: PC konkret – Homepage, Blog & Wiki, Stiftung Warentest: So präsentieren Sie sich im Internet, Berlin. ISBN 978-3-937880-59-4
12,90 €

Die Autoren stellen das Web 2.0 vor und erklären, was alles machbar ist. Dabei werden Communitys ebenso angesprochen, wie Blogs, Wikis, Homepage, Podcasts, sowie juristische Belange.

Fazit: Das sehr übersichtlich gestaltete Buch empfiehlt sich vor allem für die, die mit dem Web 2.0 bislang noch keine grossen Erfahrungen gemacht haben. Aber auch Leute, die bereits Ihre Erfahrungen gemacht haben, können hier noch dazu lernen.

Das Buch günstig kaufen: www.bookbutler.de